Directie secretaresse

Wat je gaat doen

Je wordt eindverantwoordelijk voor het proactief plannen, organiseren en uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel en administratief gebied. Denk aan het coördineren van afspraken, het onderhouden van in- en externe contacten, het beheren van correspondentie, het plannen van vergaderingen en bijeenkomsten, het waarborgen van compliance en archivering, en het organiseren van evenementen en reizen. Een greep uit je werkzaamheden

• Coördinatie afspraken en agendabeheer: je houdt toezicht op afspraken en organiseert bijeenkomsten die door de directie geïnitieerd worden.
• Eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten en diverse afdelingen binnen de organisatie.
• Screenen, beoordelen en afhandelen van binnenkomende correspondentie.
• Je coördineert de organisatie van diverse overleggen, bewaakt acties en spreekt indien nodig mensen aan.
• Je verzorgt een soepel verloop van dienstreizen, van het boeken van reizen tot en met het verzorgen van visumaanvragen.

Hierbij is het goed om te weten dat het secretariaat en daarmee de rol volop in ontwikkeling.is. Dat biedt je de gelegenheid om mee te werken aan het efficiënt en uitdagend inrichten van de rol en de werkzaamheden.

Wat neem je mee

We bouwen graag verder op jouw ervaring. Daarvoor zijn we op zoek naar een Executive Assistant die (grotendeels) past bij wat we in gedachten hebben:

• Relevante opleiding op MBO+/HBO niveau;
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels;
• Meerdere jaren ervaring als Management of Executive Assistant, bij voorkeur in een organisatie met strakke processen;
• MS Office 365 en het werken met Teams heeft voor jou geen geheimen.

Als persoon ben je communicatief sterk, vriendelijk en daadkrachtig Je weet overzicht te houden in hectische situaties en denkt graag mee om processen te verbeteren en optimaliseren.

Onze kernwaarden zijn: eigenaarschap, opleveren, samenwerken, positiviteit en wendbaarheid. Samen streven we naar uitmuntendheid en creëren we impact die de mensen in de wereld gezond helpt te houden. Wil je hieraan meewerken? Kom bij ons en maak het verschil!

Herken je jezelf in bovenstaande en spreekt de vacature je aan? Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet! Heb je nog vragen over het sollicitatieproces? Neem dan contact op met onze recruiter a.i., Martijn Schmidt via martijn.schmidt@bbio.nl 

Wat wij bieden

• Een contract voor 32 tot 40 per week
• Een verantwoordelijke, coördinerende functie met veel ruimte voor eigen inbreng, maar ook operationeel bezig zijn;
• Een aantrekkelijke baan in een dynamische, maatschappelijk gedreven werkomgeving
• Een prettige werkplek en de faciliteiten die je nodig hebt om je werk te kunnen doen, zoals een laptop en telefoon
• Een salaris tussen in schaal 9  (tussen  €3.800,- en €5.300,- bruto o.b.v. 40 uur per maand, afhankelijk van jouw kennis en ervaring)
• Een goede reiskostenregeling
• Een eindejaarsuitkering (13^e maand) en een goede pensioenregeling
• De mogelijkheid om deels hybride te werken

Over de afdeling

Als Directie Secretaresse (Executive Assistant) maak je deel uit van het directiesecretariaat, waar je ondersteuning biedt aan de executive directie, in het bijzonder voor de Chief Operations Officer (COO). Je speelt een cruciale rol in het plannen, organiseren en uitvoeren van organisatorische, secretariële en administratieve taken, waardoor de directie effectief kan functioneren en onze missie kan worden nagestreefd.

Bilthoven Biologicals is een internationaal biofarmaceutisch productiebedrijf. Met circa 500 collega's werken we samen aan de productie van vaccins, zoals polio-, difterie-tetanus-polio (DTP) en BCG. BBio levert vaccins aan onder andere de World Health Organization (WHO) en UNICEF en helpt zo mee aan het wereldwijde programma om polio de wereld uit te helpen. BBio maakt deel uit van de Poonawalla Group, eigenaar van het Serum Institute of India, de grootste vaccinproducent ter wereld. Daarnaast investeert BBio in modernisering en uitbreiding van onze productiecapaciteit.